Gewappnet im Kampf gegen die Datenflut


Zürich–27. Februar 2014. Neu-Isenburg/Köln (Februar 2014). Personalakten, Bewerberinformationen, Verdienstabrechnungen: Daten sind zwar der Rohstoff im Personalmanagement. Doch die zunehmende Digitalisierung macht es für HR-Abteilungen und Unternehmen immer schwieriger, die Informationsmengen sinnvoll zu bewältigen.
„Die Daten machen letztendlich nur Sinn, wenn sie systematisch geordnet werden und Schlussfolgerungen zulassen“, sagt Prof. Andreas Kiefer, Vorsitzender der Geschäftsführung der ADP Employer Services GmbH. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf Lösungen für das Datenmanagement wie etwa den ADP-Dokumentenmanager. „Personalabteilungen dürfen sich nicht von wachsenden Datenmengen entmutigen lassen. Stattdessen gilt es heute, die Digitalisierung effizient auszuschöpfen. Oft ist es nicht die reine Informationsmenge, die Personalmanagern Probleme macht, sondern das Fehlen eines effizienten Ordnungssystems.“
 
Die Zeiten dunkler Aktenarchive und dicker Personalmappen sind endgültig passé. Wenn HR-Abteilungen heute mit Personaldaten arbeiten, dann geschieht das immer öfter digital. Um den Umgang mit digitalen Dokumenten einfacher zu gestalten, bietet ADP Deutschland eine neue Lösung: den ADP-Dokumentenmanager. Die Anwendung erlaubt es Personalmanagern, digitale Datenbestände effizient zu verwalten und sicher zu speichern. Der Papierflut stellt der Dokumentenmanager eine strukturierte und vor allem revisionssichere digitale Archivierungsfunktion entgegen. So gehen Änderungen nicht verloren und Dokumente sind nachvollziehbar geordnet. Zudem ermöglicht der Dokumentenmanager eine elektronische Ablage von Dokumenten im Sinne aller gesetzlichen Vorlagen. „Daten nutzen nur, wenn man weiß, wo sie liegen und wenn man schnell auf sie zugreifen kann. Unternehmensentscheidungen können oft nicht getroffen werden, da keine Informationen vorliegen oder weil zu lange auf sie gewartet werden muss. Hier kann HR von der Finanzwelt noch einiges lernen“, sagt Kiefer.
 
An die Stelle staubiger Personalakten setzt der ADP-Dokumentenmanager lebendige Mitarbeiterinformationen, die laufend erweitert und verändert werden können. Dadurch bekommen Personalabteilungen alle wichtigen Dokumente für jeden Mitarbeiter auf einen Blick. Das gilt auch für Bewerberinformationen: Der Dokumentenmanager erlaubt es, den Fluss von Bewerbungen im Unternehmen zu steuern und schließlich in Personalakten zu überführen. Das hilft, Personalentscheidungen schneller zu treffen und Bewerbungszyklen zu verkürzen. Indem Dokumente digital im Unternehmen geteilt werden können, erleichtert der Dokumentenmanager die Kollaboration unter allen Beteiligten. Eine programmübergreifende Suchfunktion erlaubt es zudem, die relevanten Dokumente schneller im Datendickicht zu finden. Auch Verdienstabrechnungen bleiben digital und können direkt an Mitarbeiter versendet werden. „Der Dokumentenmanager schafft die Grundlage strategischer Personalarbeit und effizienter Personalbeschaffung: Er erlaubt HR-Managern einen einfachen, schnellen und sicheren Zugriff auf die gerade relevanten Personalinformationen. Unterm Strich bleibt mehr Zeit für die eigentlich Kernaufgaben und wertschöpfende Tätigkeiten“, erklärt Kiefer.
 
Über ADP:
 

ADP ist der weltweit führende Anbieter von Services und Lösungen rund um die Entgeltabrechnung, Personaladministration und das HR-Management. Automatic Data Processing, Inc. (Nasdaq: ADP) wurde 1949 in New Jersey, USA, gegründet und ist in über 70 Ländern einschließlich China erfolgreich vertreten. Seit über 60 Jahren realisiert ADP die Optimierung und Auslagerung von HR-Geschäftsprozessen (Business Process Outsourcing). ADP arbeitet weltweit für etwa 620.000 Kunden aller Branchen und Größen. In Deutschland erfolgt bereits jede 5. Personalabrechnung mit Produkten und Services von ADP. 60.000 Mitarbeiter erwirtschaften einen Umsatz von über 11 Mrd. US Dollar weltweit. ADP realisiert über 50% des Umsatzes mit mittelständischen Unternehmen. 2012 hat das weltweit anerkannte Wirtschaftsmagazin FORBES ADP unter die Top 100 der innovativsten Unternehmen aufgenommen. ADP besitzt als einziges Unternehmen ein Triple A-Rating, zusammen mit Johnson & Johnson, Microsoft und Exxon. Laut einem Ranking des renommierten Security 500 Magazin zählt ADP im Bereich Business-Services zu den weltweit drei sichersten Unternehmen.
 
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